Sistem Informasi (SI) dan Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Nama : Ni Kadek Jayanthy Nilasari
NIM : 1519551024
Universitas : Universitas Udayana

Fakultas : Fakultas Teknik

Jurusan : Teknologi Informasi

Mata Kuliah : Analisis Sistem dan Desain

Dosen : I Putu Agus Eka Pratama, ST. MT.

A.  PENGERTIAN SISTEM INFORMASI

Terdapat berbagai  macam pengertian Sistem Informasi menurut beberapa ahli, diantaranya :

• Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung oprasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Jogiyanto (2005:11).
• Sistem Informasi adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain untuk membentuk suatu kesatuan untuk mengintegrasi data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informsi tersebut. (Budi Sutejo ; 2006:36)
• Sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer  dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengolah data serta menyediakan informasi keluaran kepada pemakai. (Abdul Kadir ; 2003:11).

Jadi defenisi sistem informasi adalah suatu kumpulan sumber daya manusia atau alat yang terpadu serta modal yang bertanggung  jawab untuk mengumpulkan data dan mengolah data demi menghasilkan suatu informasi yang berguna bagi seluruh tingkat operasi untuk kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pekerjaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.

Setelah diuraikan mengenai definisi sistem dan informasi maka secara umum sistem informasi didefinisikan sebagai kumpulan dari sub-sub sistem, baik fisik maupun non fisik yang saling berhubngan dan bekerjasama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna. Komponen-komponen sistem informasi menurut Jogiyanto (2005:12), terdiri dari:

• Hardware

Kumpulan dari perangkat keras yang terlihat memungkinkan dapat membentuk sistem seperti komputer, printer dan jaringan.

• Software

Kumpulan dari perintah-perintah/fungsi yang ditulis dengan aturan tertentu, memerintahkan komputer agar melaksanakan fungsi tertentu.

• Data

Bahan dasar dari suatu informasi berupa fakta yang mengangkat kejadian-kejadian nyata dan dituangkan kedalam suatu simbol.

• Prosedur

Suatu tahapan yang berupa urutan kegiatan yang saling berhubungan untuk mencapai tujuan yang berupa suatu dokumen prosedur seperti : buku petunjuk operasional dan teknis.

• Manusia

Merupakan pelaksana dari suatu sistem informasi seperti : Operator, Programmer, Analyst, Designer dan sebagainya

B.  PENGERTIAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sebuah konsep sistem yang didukung oleh berbagai ilmu. Tujuannya adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam organisasi atau dalam tingkatan manajemen.

Raymond Mc. Leod, mengemukakan bahwa SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan serupa Output informasi digunakan oleh manajer maupun nonmanajer dalam perusahaan untuk membuat keputusan dalam memecahkan masalah.

Sedangkan menurut Komaruddin dalam Effendy, SIM adalah pendekatan yang terorganisir dan terencana untuk memberikan eksekutif bantuan informasi yang tepat yang memberikan kemudahan bagi proses manajemen.  

Gordon B. Davis, mendefinisikan “SIM” adalah sistem manusia/mesin yang terpadu guna menyajikan informasi untuk mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan di dalam suatu organisasi.

Joseph F. Kelly mengemukakan pendapatnya bahwa “SIM” adalah perpaduan sumber daya manusia dan sumber daya yang berbasis komputer yang menghasilkan kumpulan penyimpanan, komunikasi, penggunaan data untuk tujuan operasi manajemen yang efisien serta perencanaan bisnis.

Apabila kita menyimak pengertian yang dikemukakan para ahli di atas, bahwa melihat suatu sistem harus dilihat secara total dari berbagai aspek, baik dari sumber daya manusia sebagai pengolah data, prosedur, metode, perangkat lunak, perangkat keras, model manajemen, keputusan, dan basis data.

SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi, SIM tergantung dari besar-kecil organisasi dapat terdiri dari sistem-sistem informasi seperti berikut:

1. Sistem informasi akuntansi,

2. Sistem informasi pemasaran,

3. Sistem informasi manajemen persediaan

4. Sistem informasi personalia

5. Sistem informasi distribusi

6. Sistem informasi pembelian

7. Sistem informasi pergudangan

8. Sistem informasi penelitian dan pengembangan

9. Sistem informasi teknik,

10. Sistem informasi kekayaan, dan

11. Sistem informasi analisis kredit.  

Sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, dari lower level management, middle level management, dan top level management.

C.  PERKEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

Seperti telah di uraikan pada penjelasan sebelumnya bahwa SIM telah digunakan dalam kegiatan suatu organisasi sebelum teknologi komputer lahir, hanya masih bersifat manual. Dengan ditemukannya teknologi komputer maka pengolahan data dilakukan menggunakan hardware dan software.

Pada awalnya menerapkan teknologi komputer dalam sistem informasi manajemen terfokus pada pengolahan data. Perkembangan selanjutnya terfokus kepada penekanan informasi dan pendukung keputusan. Untuk melihat lebih jauh perkembangan sistem informasi manajemen, di bawah ini diuraikan secara singkat perkembangan atau fase-fase sebagai berikut.  

1. Fase yang Berfokus pada Pengolahan Data

Pada pertengahan abad ke-20, perusahaan-perusahaan masih mengabaikan pentingnya sebuah informasi bagi para manajer, teknologi komputer pada saat itu digunakan terbatas pada aplikasi akuntansi yang dikenal dengan sistem informasi akuntansi (SIA). Aplikasi akuntansi yang berbasis Komputer itu dikenal dengan nama electronic data processing (EDP).

 

2. Fase Baru Berfokus pada Informasi

Pada tahun 1964, diperkenalkan generasi baru, komputer yang menggunakan sirkuit silikon yang disebut silicon chip circuity yang memiliki daya proses lebih besar dan lebih baik dari yang sebelumnya. Pada fase ini dipromosikan komputer untuk konsep sistem informasi manajemen. Alat itu diciptakan dengan tujuan utama untuk menghasilkan informasi manajemen, yang saat itu mulai terlihat kesenjangan akan alat bantu yang mampu menyediakan informasi di dalam manajemen. Perkembangan teknologi ini tidak mulus dikarenakan:

a. Kurangnya pengetahuan para pemakai tentang komputer

b. Kurangnya pengetahuan tentang bidang informasi dan awam peran manajemen;

c. Peralatan komputer terbatas dan mahal;

d. Para pemakai terlalu ambisius bahwa sistem informasi dapat mendukung semua lapisan manajemen.

3. Fase pada Pendukung Keputusan

Pada fase ini sejumlah ilmuwan Massachussets Institute of Technology memformulasikan konsep baru yang diberi nama Descison Support System (DSS) atau sistem pendukung keputusan yang menghasilkan informasi yang ditujukan untuk menghasilkan keputusan yang harus di buat oleh manajemen. Sistem informasi manajemen ini dimaksudkan untuk menyediakan informasi pemecahan masalah bagi para manajer secara umum, sedangkan DSS dimaksudkan untuk mendukung satu orang manajer secara khusus.

4. Fase pada Komunikasi

Perkembangan selanjutnya lahir aplikasi yang disebut otomatisasi kantor (Office Automation, OA), yang mampu memberikan fasilitas komunikasi para manajer. Hal ini memudahkan komunikasi dan produktivitas para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik.  Pada tahun 1964 saat IBM mengumumkan produknya, yang disebut Magnettic Tape, yaitu mesin tik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pitak magnet. Operasi pengetikan ini mengarah pada aplikasi OA yang disebut pengolahan kata (word processing). Sistem OA ini berkembang meliputi aplikasi; konferensi jarak jauh (teleconferencing), voice mail, surat elektronik, dan desktop publishing.

5. Fase Potensial pada Konsultasi

Perkembangan sekarang ini adalah penerapan kecerdasan buatan (artificial intelligence, AI), ditujukan untuk masalah-masalah bisnis. Ide ini timbul bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis untuk memecahkan masalah karena dianggap sama dengan otak manusia. Bagian sistem AI adalah sistem pakar yang disebut expert system, yaitu aplikasi yang memiliki fungsi sebagai spesialis dalam hal tertentu. Pada fase ini, teknologi komputer memiliki kemampuan sebagai konsultan yang dapat memberikan pemecahan masalah.

D.  PERANAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Murdick (1993) menyatakan, “informasi merupakan unsur esensial dari manajemen dan fungsi pengambilan keputusan, maka aspek dari organisasi sebagaima diuraikan oleh proses arus informasi tambahmerisaukan. Tujuan akhir dari sistem informasi manajemen adalah untukpengambilan keputusan pada tingkat operasional berdasarkan arus informasi.”Manajemen menggunakan informasi untuk dua tujuan yaitu perencanaan danpengawasan.Perencanaan terjadi sebelum pelaksanaan aktivitas organisasi. Tujuan yang ditentukan oleh proses perencanaanharus dicapai dengan aktivitas itu.Meskipun perencanaan meliputi semua tingkat organisasi, tetapikebanyakan terjadipada tingkat keputusan strategis dan taktis.Perencanaan banyak bergantung padaperamalan dan informasi dari luar. Pengendalian merupakan hal membandingkan hasil aktual dengan rencana yang ditentukan pada proses perencanaan.

Demikian pentingnya peranan sistem informasi manajemen dalam usaha pencapaian tujuan, sehinggajelaslah bahwa penggunaan dari sistem informasi manajemennya harus dikaitkan dengan usaha-usaha modernisasi, sedang proses modernisasi hanya dapat terjadi bila ditarik manfaatnya dari kemajuan yang telahdicapai dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi. Dalam manfaat dan peranan sistem informasi manajemen seorang pemimpin dapat mengikut sertakan orang lain dalam arti memikirkan masalah bersama-sama dan bersama pula bertanggung jawabdalam pencapaian tujuan perusahaan. 

E.  FAKTOR-FAKTOR DALAM PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Suatu aplikasi sistem informasi bisa dievaluasi menurut tiga faktor yaitu teknis, operasional dan ekonomis.Untuk aplikasi dari penerapan ini disebut pengukuran kelayakan atas faktor tersebut.Untuk aplikasi yang sedang berjalan evaluasi faktor merupakan ukuran hasil karya.Pengusulan yang baru harus tunduk pada tiga faktor di atas yang berarti harus mengadakan perhitungan secaramenyeluruh yang meliputi permasalahan teknis, pengusulan yang pertimbangan atas masalah yang menyangkut segi operasional serta dikaitkan dengan perhitungan segi ekonomisnya. 

1.  Faktor Teknis  

Faktor teknis meliputi beberapa aspek, yaitu:  

a. Terdapat metode perhitungan yang dijadikan dasar untuk melakukan pemecahan masalah.  

b. Sistem pengoperasian mendukung pendekatan operasional yang diusulkan.  

c. Tingkat transmisi data cukup cepat untuk melakukan pemrosesan/penanganan data. 

d. Terdapat sarana penyimpanan tambahan yang cukup untuk merekam file yang diperlukan.  

e. Unit pusat pengolahan data mempunyai kemampuan untuk menanggapi semua permintaan dalam jangka waktu yang telah ditentukan.  

    

2.  Faktor Operasional  

Kelayakan operasional senantiasa berkaitan dengan masalah apakah data masukan dapat disediakan dan kelancaran keluaran dapat dihasilkan serta benar-benar akan dipergunakan. Secara teknis tidak sukar untuk mengeluarkan laporan komputer setebal itu tidak efektif.Pelaksanaan faktor operasional harus dimulai dengan menyelusuri seberapa baik aplikasi itu bekerja dalam hubungannya dengan masukan, selanjutnya tinjauan atas tingkat kesalahan dan diteruskan dengan ketepatan waktu.Hasil pengolahan perlu dievaluasi secara periodik, menurut ukuran biaya dan efektivitasnya.Dalam menilai kelayakan ekonomis untuk proyek tersebut dapat dilaksanakan denganmengevaluasi manfaat ekonomisnya berdasarkan sistem informasi manajemen.    

    

3. Faktor Ekonomis  

Biaya yang diperkirakan dengan perbedaan kecil merupakan pengeluaran untuk menjalankan suatu aplikasi.Contohnya adalah untukpersonalia serta bahan pembantu peralatan dan pemeliharaan peralatan tersebut.Beberapa biaya yang penting mempunyai perbedaan yang besar dalam perkiraan, dan hal ini sering sekali diabaikan karena kejadiannya berada di dalam wilayah pemakai dan tidak dalam tangan pengolah data.Bila ditinjau dari segi pengeluaran dan manfaat, sistem informasi manajemen efektif bilapertambahan hasil yang diperoleh karena adanya informasi yang lebih besar dari pada biaya operasional sistem informasi manajemen tersebut.

Referensi :

[1]     Hartono, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Andi, Edisi III.  Yogyakarta

[2] Budi Sutedjo Dharma Oetomo. 2005. Perencanaan Dan Pembangunan Sistem Informasi.Yogyakarta.

[3]     Abdul Kadir, 2003, Pengenalan Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta. 

[4]     Effendy, Onong Uchjana. (1989). Sistem Informasi Manajemen. Bandung : Mandar maju

[5]     Analisis pengaruh penerapan sistem informasi

         (http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/19882/4/Chapter%20II.pdf)

[6]     Konsep Dasar Sistem Informasi. Dr. Kusnendi, M.S.

         (http://repository.ut.ac.id/4069/1/PKOP4422-M1.pdf)